lunes, 14 de noviembre de 2016

Cómo pasar de la gestión digital de documentos a la nube


La digitalización es un hecho que cada vez está más presente en las empresas. La gestión documental ha experimentado una revolución sin precedentes gracias a ésta. Sin embargo, el trabajo no termina ahí; la gestión digital se beneficia de las ventajas de utilizar la nube como principal fundamento administrativo.

Gestionar los documentos digitalmente también requiere de cierta metodología y disciplina, si bien es cierto que la flexibilidad y la dinámica de trabajo es muy diferente.

En este post queremos darte algunos consejos para mejorar la gestión documental digital de tu empresa.
 

Empieza a trabajar con datos y no con ficheros

Muchas empresas creen que la digitalización consiste, simplemente, en digitalizar sus documentos en papel. Sin embargo, es preciso dar un paso más allá. Lo cierto es que la nube te permite gestionar datos y no simplemente ficheros. Esos datos los puedes cruzar, sumar, comparar, elaborar informes y gráficas con ellos, etc. Todo esto es de una enorme utilidad para la gestión de tu negocio.

Un tipo de documento que podemos convertir en datos son las facturas. Tener un montón de facturas en pdf acumuladas en una carpeta de tu ordenador no te sirve nada. Necesitas que el dato acumulado (base imponible, IVA, IRPF… se sume por sí solo).
 

Mantén un registro de documentos entrantes y salientes

El flujo de documentos tiene gran importancia en el día a día de una empresa. A través de un software de gestión documental puedes fácilmente controlar qué documentos entran y salen de tu negocio. Así, también, podrás registrar las fechas de entrada y salida y si han experimentado modificaciones.

Además, podrás trabajar en equipo con otros usuarios; esto evitará tener que estar enviándose los documentos por e-mail.
 

Genera documentos más rápidamente

A la hora de digitalizar nuestra empresa, es importante que fijemos un protocolo o procedimiento para actuar a la hora de elaborar nuevos documentos. Para que el software que utilicemos sea efectivo, todos los documentos deberán estar centralizados en este programa.

En cuanto a aquellos documentos que nos envían por otras vías, deberemos traspasarlos o insertarlos en el apartado correspondiente del software para poder extraer toda su utilidad.
 

Gestiona tu negocio de forma inteligente

Muchos documentos en papel están clasificados de forma muy escueta y limitada. Si queremos encontrar un dato específico dentro de un documento, a veces será necesario leer y buscar entre cientos de documentos. La gestión documental inteligente te permite encontrar palabras y datos en cuestión de segundos para que no tengas que perder el tiempo a la hora de recuperar información de tu documentación empresarial.

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